Процедура планирования.

 

Реализован гибкий метод планирования задач, перетаскиванием их по категориям времени "Год" и "Текущий месяц" с разделением по проектам, по желанию, и далее по статусу выполнения (этапу выполнения работ), и по категории "Сегодня", куда одним списком попадают задачи из всех проектов, реализуя "узкое горлышко" системы планирования, через которое должны проходить все запланированные на выполнение проекты, прежде, чем быть перемещёнными в списки "Сделано". Пропускная способность категории "Сегодня" определяет количество выполненных задач всей системы планирования. Под гибкостью этого метода планирования имеется в виду отсутстсвие жёстких требований выполнения всех задач в свои строго назначенные сроки и переназначения всех сроков в случае изменений. Все оставшиеся невыполненными за месяц задачи просто останутся в категории "Текущий месяц" по умолчанию. Вам не придётся по многу раз искать окна свободного времени при планировании и перепланировании большинства задач, т.к. будет достаточно концентрироваться на выборе задач на "Сегодня", которые поступают как по конвееру из списка на "Текущий месяц", в который попадают из списка на "Год". Таким образом изменение сроков для конкретной задачи не приводит к большим затратам на адаптацию всего проекта к таким изменениям. Некоторые задачи будут запланированы на точное время, но для большинства всё-таки должна остаться некоторая свобода выбора их на выполнение в зависимости от текущей обстановки. При необходимости можно изменить приоритеты и выполнять задачи в новой последовательности. В этом достоинство гибкого способа.

 Как многие уже возможно догадались, в основу такой методики планирования положено перемещение карточек-задач на Канбан-доске вдоль линии действий рабочего процесса.

 

Канбан метод.

 

Систему Канбан придумал Тайити Оно — японский инженер компании «Тойота» в конце 40-х годов XX века и уже в нынешнем веке, она активно использовалась и развивалась в ИТ и на крупных предприятиях, была положена как один из подходов в основу управления Agile-проектами. Где то с 2007 года уже использовалась Канбан-доска с тремя столбцами "Сделать", "Выполняется", "Сделано".

Дэвид Дж. Андерсон учредитель Канбан университета, которого часто рассматривают как автора терминологии и большого популяризатора Канбан метода, в книге «Канбан. Альтернативный путь в Agile» писал об основной цели перехода на Канбан систему как о возможности лучше производить изменения: "Канбан изначально стремится изменить как можно меньше. Поэтому первая цель - это изменения с минимальным сопротивлнием." Если стоит цель резких изменений, инициированных и проводимых в жизнь отдельными руководителями, то применение Канбан системы планирования вероятно будет неэффективным.

Основные компоненты Канбан-доски:

1. Карточки для визуального представления задач. Информация о задании, дедлайнах, приоритетах, ответственном лице и т.д.
2. Столбцы — действия, отдельные этапы рабочего процесса. Карточки переносятся по этапам работы, пока не попадут в точку доставки результата.
3. WIP ограничение (Ограничение числа незавершённых заданий). Выяснено что для эффективной работы требуется ограничивать максимальное количество задач на активных этапах рабочего процесса (с начала процесса выполнения). Видимо частое переключения внимания с одной задачи на другую приводит к снижению эффективности и возрастанию числа ошибок.
4. Точки начала выполнения задачи.
5. Точка доставки результата.

 

Основные принципы использования доски Kанбан: визуализация рабочего процесса и ограничение числа незавершенных задач, что позвояет находить более еффективные варианты организации рабочего процесса.

Подобный Канбан метод уже успешно показывал себя на практике при использовании и в бизнес и в частном планировании. Например, его активно пропагандирует известный инвестор, общественный деятель и бизнесмен Маргулан Калиевич Сейсембаев и даже в своей Кайдзен школе проводил занятия по его использованию. В видео по этой ссылке он подробно объясняет его суть и показывает, как использовать подобный метод в личном планировании, пермещая карточки задач по колонкам нарисованной таблицы на канбан-доске, а также на компьютере в приложении Trello.

Здесь же предлагается использовать метод планирования, построенный на базовых принципах Канбан, в приложении "Заметки на Млечном Пути" для Windows, Linux и Android смартфонов и планшетов.

 

Преимущества данной системы планирования.

 

1. Гибкость метода, который только при необходимости использует жесткое расписание.
2. Годится для любых сроков, релевантных для человеческой жизни и в бизнесе.
3. Позволяет делить задачи на группу подзадач.
4. Позволяет планировать периодические задачи.
5. Подходит для задач, которые требуют взаимодействия с другими людьми.
6. Может совмещать рабочие и личные планы, что позволяет обеспечивать хороший баланс работы и жизни.
7. Позволяет расставлять приоритеты по матрице Ейзенхауэра и использовать признак предельного срока выполнения (deadline).

 

Использовать систему планирования из приложений для ПК или мобильных устройств в современном мире даёт много неоспоримых преимуществ. Например, при использовании "Заметки на Млечном Пути" можно использовать следующие дополнительные преимущества:

1. Годится для систем планирования как с маленьким, так и большим объёмом данных с электронным поиском по ключевым словам и фильтрованным или сортированным спискам.
2. Доступ из любой точки мира, достаточно иметь под рукой свой телефон с установленным приложением под Андроид. A также с быстрых и удобных десктоп приложений для Windows и Linux, которые синхронизируют данные системы планирования с облачным хранилищем и друг с другом через интернет. Это даёт возможность совместной удалённой работы.
3. Автоматичексий бэкап данных в облаке при наличии интернета или ручной бэкап на локальных устройствах, позволяющий восстановить состояние системы планирования в случае форс-мажорных обстоятельств.
4. Легко заранее собирать информационные материалы в электронном виде и прикреплять их к задачам по мере поступления, чтобы меньше тратить на это время в процессе выполнения.
5. Возможность получения напоминаний, установленных при планировании, в телефоне с установленным приложением, который всегда под рукой.
6. Видеть статистику о количестве запланированных и сделанных задач, в том числе и сортируя по цветовым категориям дел, назначаемых вами же.

 

Существует множество специализированных реализаций Канбан метода с использованием многочисленных инструментов визуализации и контроля качества, которые могут быть достаточно сложны в освоении и в основном используются для больших производствах и крупных технологических компаниях с большим числом сотрудников. Для малого бизнеса, самозанятых и личного планирования такие сложные и ориентированные на большие команды инструменты скорее всего будут не оптимальны. А сам метод Канбан всё таки хочется использовать для всех своих проектов, даже в личной жизни. Он действительно хорош для любых задач, когда хочется достичь совершенства, и эффективности одновременно за счёт гибкости в адаптации к изменениям, визуализации рабочего процесса и контроля числа выполняемых задач! Уж если возможно использовать такой метод просто перемещая карточки на Канбан - доске, то должен же работать аналогичный вариант использования и в компьютерном приложении?

Приложениие "Заметки на Млечном Пути" позволяет организовать удобный вариант электронной Канбан - доски и много всего ещё! Оно основано на простой концепции связи между любыми заметками, позволяющей строить универсальные информационные миры, и легко вносить в них изменения, выполняя однотипные действия по редактированию, перемещению и копированию заметок, что не должно потребовать много усилий на освоение Канбан метода, реализованного в приложении, и адаптацию его под любой рабочий процесс.

 

Требования использования процедуры планирования в приложении.

 

Требований не так уж много:

1. Освоить работу с заметками в приложении.
2. Создать свою структуру системы планирования (Годовую и месячную Канбан - доски) со своими названиями проектов.

 

Потребуется освоить редактирование, просмотр заметок и навигацию по спискам заметок в приложении, работу с событиями расписания. А также в системе планирования активно используется перемещение заметок между 2мя панелями (клавишами F6 или используя Drag and Drop) и копирование между 2мя панелями (клавишей F5). Для версии этого приложения под Android клавиши и управление интерфейсом будет отличаться, но найти соответствие описанной здесь десктоп системе не должно представлять трудностей.

Есть также возможность использования шаблона-примера plan.db, активируемого опцией меню "Файл" приложения. Следуя этому шаблону вы быстро сможете использовать годовую и месячную Канбан - доски со своей структурой системы планирования. С подробным описанием использования можно ознакомиться здесь (документ planning,pdf).